Privacybeleid
Verzamelen en gebruik van persoonsgegevens
- Voor het nakomen van de doelstellingen die in de statuten beschreven staan moet Rooms Katholiek Harmonieorkest Wilskracht (hierna te noemen ‘Wilskracht’) gegevens bijhouden die tot een persoon herleidbaar zijn.
- Deze persoonsgegevens zijn door leden, oud leden, vrijwilligers, relaties en invallers verstrekt of door Wilskracht verzameld.
- Persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze aan Wilskracht verstrekt of door Wilskracht verzameld zijn.
- Wilskracht verzamelt niet méér gegevens dan voor het doel noodzakelijk zijn. In een overzicht van geregistreerde gegevens staat welke gegevens met welk doel bewaard worden en hoe lang.
- Van nieuwe leden, relaties, vrijwilligers en invallers die via een specifieke wervingsactie zich aanmelden, registreren wij de herkomst (reden van aanmelding) in geval van werving via een specifieke activiteit.
- Gegevens worden in een bestand op dropbox bewaard en kunnen alleen worden ingezien door bestuursleden. De toegang tot dropbox is beveiligd via password en code (tweeweg authentificatie).
- Op de website van Wilskracht kunnen vragen en persoonsgegevens achtergelaten worden. De website is voorzien van een SSL Certificaat.
Aanpassing en verwijdering van persoonsgegevens
- Leden, oud leden, vrijwilligers, relaties en invallers hebben recht op juistheid van de gegevens en kunnen daartoe gegevens laten aanpassen door dit aan te geven bij het bestuur.
- Leden, oud leden, vrijwilligers, relaties en invallers kunnen zich uiteraard afmelden en kunnen gegevens laten verwijderen. Dat kunnen zij doen door dat schriftelijk aan te geven aan het bestuur; dat kan ook per e-mail zijn.
Delen van gegevens met derden en omgaan met een datalek
- Er worden door Wilskracht geen persoonsgegevens van leden, oud leden, vrijwilligers, relaties en invallers gedeeld met derden. De enige uitzondering hierop is het delen van naam en adresgegevens met Scholen in de Kunst ten behoeve van het verkrijgen van gemeentelijke subsidie en voor muziekles tegen korpstarief.
- Wij maken regelmatig beelden (foto/film) van concerten en evenementen die worden gedeeld op de website en via social media. Aan personen die herkenbaar in beeld zijn wordt voorafgaand aan publicatie toestemming gevraagd.
- Een datalek betekent dat gegevens in handen zijn gekomen of hadden kunnen komen van personen voor wie di gegevens niet bedoeld waren. Een datalek wordt door het bestuur gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Overzicht geregistreerde gegevens
| Bewaarde persoonsgegevens leden | Doel |
| Bewaartermijn: tot beëindiging lidmaatschap met uitzondering van rekeningnummers en betaalgegevens die bewaard worden volgens wettelijk voorschrift tot 7 jaar na beëindiging lidmaatschap | |
| Lid van welk orkest | Om informatie te verschaffen die relevant is voor deelname van het betreffende orkest |
| Naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, aanhef (meneer/mevrouw) | Essentieel om lid te kunnen zijn en om geïnformeerd te kunnen worden, waaronder per nieuwsbrief |
| E-mailadres contribuant (alleen indien afwijkend van e-mailadres lid | Correspondentie contributie |
| Beroep/school | Om te benaderen voor inzet van specifieke competenties |
| Datum aanvang lidmaatschap | Bepalen jubileum |
| IBAN nummer | Automatische incasso |
| Instrumentsoort | Muzikaal beleid |
| Eigendom instrument | Innen instrumenthuur |
| Hafabra diploma | Muzikaal beleid |
| Bedrag contributie en instrumenthuurbedrag | Facturering en berekening totale contributie en huuropbrengst |
| Hoogte lesgeld muziekles en feitelijke betaling | Bijhouden innen van lesgeld |
| Type les en naam muziekdocent (alleen Scholen in de Kunst) | Muzikaal beleid en controle factuur Scholen in de Kunst |
| Bewaarde persoonsgegevens oud leden | Doel |
| Na beëindiging van lidmaatschap wordt gevraagd of gegevens bewaard mogen worden om je te informeren over concerten/evenementen en reünies. Gegevens worden bewaard tot betrokkenen aangeeft dat gegevens verwijderd moeten worden. | |
| Naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, lid geweest van welk orkest, | Om te informeren over concerten/evenementen en reünies |
| Geboortedatum | Verjaardag felicitatie |
| Datum aanvang en beëindiging lidmaatschap | Voor gedenking |
| Instrumentsoort | Voor gedenking |
| Bewaarde persoonsgegevens donateurs | Doel |
| Gegevens worden bewaard tot beëindiging donateurschap | |
| Naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, lid geweest van welk orkest, aanhef (meneer/mevrouw) | Om te informeren over concerten/evenementen en reünies |
| Startdatum donateurschap | Voor gedenking |
| Bewaarde persoonsgegevens vrijwilligers/relaties | Doel |
| Gegevens worden bewaard tot beëindiging van samenwerking als vrijwilligers | |
| Naam, adres, telefoonnummer, aanhef (meneer/mevrouw) | Bereikbaarheid als vrijwilliger/relatie en om te informeren over concerten/evenementen en reünies |
| Bij relaties: Soort relatie / via welk evenement is contact ontstaan | Specifieke benadering |
| Bewaarde persoonsgegevens invallers | Doel |
| Gegevens worden bewaard tot invaller vraagt om de gegevens te verwijderen | |
| Naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, aanhef (meneer/mevrouw) | Bereikbaarheid als invaller |
| Instrument | Bepalen geschiktheid als invaller |
Versiedatum: 21-9-2018